自動產生會議紀錄：從錄音到逐字稿、再到能用的正式文件

一句話回答

要自動產生會議紀錄，做法是：把會議錄下來，丟進準確率 98.7% 的 AI 逐字稿工具，再用一段結構化的提示詞把語音轉文字的內容對應到會議紀錄該有的七個欄位——抬頭、出席人員、議程、動議、表決、決議、散會時間。一場 60 分鐘的董事會，整套跑下來大概八分鐘。秘書如果自己手寫，通常要花 90 分鐘起跳。

但會議紀錄不是會議摘要。把兩者當成同一件事，是很多組織的紀錄為什麼一被會計師或主管機關抽查就翻車的原因。這篇文章把差別講清楚，給你一段真的能用的提示詞，再說一下哪些格式規則不能省。

會議紀錄、會議摘要、逐字稿——這是三種文件

「會議紀錄」這個詞被用得太隨便。但在公司、財團法人、政府機關、社區管委會這些場合，這四個字有它特定的意思，是會計師、主管機關和法院真的會看的東西。

逐字稿抓的是每一個字。它是原始素材——有用，但沒有人簽名、沒有結構、不是法律文件。

會議摘要是大多數人開完團隊週會真正想要的東西：三到五句話講完發生了什麼。

會議紀錄則是有正式格式的書面紀錄。它要寫清楚誰出席、誰提了什麼動議、誰附議、每個人怎麼投票（或是不是無異議通過）、最後做了什麼決議、幾點散會。台灣《公司法》第 207 條明確規定董事會議事錄應記載「議事經過之要領及其決議」，並由主席及紀錄簽名；《人民團體法》對理監事會議紀錄也有類似要求。對公益團體來說，衛福部與內政部在年度查核時也會抽看會議紀錄是否完整。

至於議事規則本身，台灣最常用的是內政部頒布的《會議規範》，以及國際通行的「羅伯特議事規則」（Robert’s Rules of Order Newly Revised, 12th edition，全球大量董事會、學會、社團採用的議事程序聖經）。這兩套東西對會議紀錄該寫什麼、不該寫什麼，都講得很細。個人意見不寫進去。冗長的發言不寫進去。做了什麼才寫進去。

如果你過去都把摘要當會議紀錄交差，老實說你不是唯一一個。但你也沒有任何法律保護。這就是這篇文章要補的洞。

一份合格會議紀錄的七個欄位

不管你跟的是羅伯特議事規則、內政部《會議規範》、公司法、或公司章程裡的範本，骨架其實都差不多。少掉任何一個欄位，這份文件在查核時就站不住腳。

7

必備欄位：抬頭、出席、議程、動議、表決、決議、散會

8 分鐘

AI 流程處理 60 分鐘會議的平均耗時，手寫要 90 分鐘以上

98.7%

Atter AI 在乾淨音檔上的逐字稿準確率，整套流程的地基

90+

支援語言數，包含中英夾雜的董事會

七個欄位，依序是：

1. 抬頭——組織名稱、會議性質（常會、臨時會、年度大會）、日期、時間、地點（或視訊平台）。
2. 出席與法定人數——出席名單、請假名單（註明事由）、以及一句「達法定開議人數」。
3. 前次會議紀錄之確認——上次紀錄是無異議通過、還是修正後通過。
4. 議程討論事項——每一項議題，照順序，用一兩句客觀描述報告了什麼。
5. 動議與表決——每項動議的原文、提案人、附議人、表決結果（贊成／反對／棄權人數），以及通過或否決。
6. 決議事項與工作分配——決議要做什麼、負責人、期限。
7. 散會時間、下次會議、紀錄人簽名——幾點散會、下次會議排在何時、紀錄人姓名（待下次會議通過後補簽）。

很多 AI 工具把第 1、4、6 項做得很好，然後悄悄跳過第 2、3、5、7 項。那就是讓組織出事的地方。

如果你對整套工作流程還不熟，可以先看我們的AI 會議逐字稿入門指南，把錄音和上傳的基本功打底，再來疊這層會議紀錄的提示詞。

步驟一：錄出一段撐得住議程的音檔

董事會比團隊站立會議難轉錄，原因有三個：講話的人比較多、專有名詞比較多、數字比較多。一段動議如果寫成「動議通過 FY26 資本預算 2,400 萬元，以 Q3 募款達 480 萬元為條件」——22 個字裡有 4 個數字、1 個縮寫，每一個都不能錯。

三條音檔守則大概可以涵蓋大多數董事會的場景：

• 麥克風優先給主席跟紀錄。 這兩個人講的程序性語言最多（「我提議⋯」「附議」「贊成的請舉手」）。這兩個聲音如果乾淨，動議擷取幾乎不會錯。
• 能用平台原生錄影就用。 Zoom 的「錄製到此電腦」、Teams 存到 SharePoint 的錄影、Webex 的本機錄製，產出的檔案比放在會議桌中間的手機乾淨 4 到 6 倍。Zoom 使用者可以看我們的Zoom 會議轉錄教學。
• 錄影一開始先點名。 開頭花 30 秒做一次點名，等於給 AI 一份每位成員的聲紋對照表。一場 9 人董事會的講者辨識準確率，從冷啟動的 78% 左右，會直接跳到 94% 以上。

Atter AI 沒有單檔時長限制，所以一場 3 小時的股東會可以整段一次上傳，不必切成好幾段——切檔最怕的是動議橫跨兩個檔案的分界，後面整理就是一個惡夢。

步驟二：先把逐字稿做好，再來擷取

會議紀錄的提示詞，只有在乾淨的逐字稿上才會生效。對會議紀錄來說，逐字稿有三個特性特別重要：

• 數字跟金額要準——動議的關鍵常常就是一個預算數字。
• 要分得出講者——分不出來的話，根本沒辦法寫誰提案、誰附議。
• 每 10 到 20 秒一個時間戳——這樣下次開會時如果有人質疑某句話，紀錄人 10 秒內就能定位到原始錄音。

Atter AI 預設就會把這三件事做到，準確率 98.7%。錄音到逐字稿的基礎流程，可以參考如何自動轉錄會議。會議紀錄這一層是疊在它上面的。

步驟三：跑會議紀錄產生提示詞

下面這段提示詞，會把逐字稿轉成符合羅伯特議事規則格式的會議紀錄。把它跟逐字稿一起貼到 AI Chat：

這段提示詞跟一般摘要提示詞的差別有三個：

• 禁止改寫動議文字。 動議的措辭具有法律效力——「動議授權至多 50 萬元支出」跟「同意 50 萬元預算」在法律上不是同一件事。
• 強制標註不清楚的段落。 一份會願意承認自己有不確定的文件，會計師反而會更信任，比那種把所有疑點都掩飾過去的乾淨稿好得多。時間戳一附上，回去聽 10 秒就核對完。
• 禁止摘要討論內容。 羅伯特議事規則寫得很白：會議紀錄記的是做了什麼，不是說了什麼。要摘要討論，那是另一份文件的工作。

步驟四：依你所屬的議事規則套格式

提示詞跑出來的是結構化的內文。接下來照你組織實際適用的標準調整格式。台灣常見的情況大概分成這四類：

如果你的章程或規約指定了範本，用那個就對了——上面這段提示詞產出的內容，會是大多數範本的超集，所以「刪欄位」永遠比「補欄位」輕鬆。

步驟五：發出、修正、確認

會議紀錄要等下次會議經由出席人員確認，才算正式生效。要把這個循環跑快，有三個關鍵：

• 72 小時內寄出初稿。 拖太久，細節記憶就退化，下次會議要修正的地方會變多。72 小時是大多數董事會秘書實務上的標準，能讓下次會議的確認動作幾乎沒爭議。
• 用 PDF 發，不要發可編輯檔。 可編輯格式會讓每個人都改一行字，最後分裂成「第三版最終版 v2」這種檔名地獄。一份 PDF 加上一句「如需修正請以 email 回覆」，可以把修訂回合壓到一輪結束。
• 修正版本要另存，不要覆蓋。 下次會議如果有成員提案修正紀錄，紀錄人要把原版跟修正版都留下。覆蓋掉原檔是大忌。

如果董事會除了正式會議紀錄之外，還想要一份對外發布的摘要，可以看我們的AI 會議摘要範本，裡面有 5 個可重複使用的版型——正式紀錄留底、摘要對外，兩份文件搭配剛好。

常見地雷

地雷一：沒告知就錄音。 不少場合要求事先告知與會者會議將錄影錄音。主席應該在開會時口頭宣布，紀錄裡也要寫一句「主席宣布本次會議全程錄音存檔」。涉及個資的會議，記得對照《個人資料保護法》第 8 條的告知義務。

地雷二：摘要討論內容。 新手紀錄人最容易犯這個錯。不要做。會議紀錄如果寫得像會後回顧，將來如果有訴訟，這些「誰當時說了什麼」會變成證據被翻出來用。只寫做了什麼決議。

地雷三：動議貼錯人。 當有 3 位以上成員聲音特徵相近、或表決時有人交頭接耳，AI 把動議貼錯人的機率會多 10 到 15 個百分點。解法是：對重要動議改用口頭唱名表決，慢一點，但講者辨識的信心值幾乎能拉到滿分。

地雷四：把「無異議通過」當預設。 如果兩位董事缺席，那不叫無異議通過——那是 7 票贊成、0 票反對、2 人缺席。羅伯特議事規則對這件事的描述很精準，你的會議紀錄也應該一樣。

地雷五：把該當附件的東西塞進本文。 財務報告如果有 4 頁，請以附件形式附上並在紀錄中引用（「附件一：2026 年第一季財務報告」）。不要整份貼進會議紀錄正文。

雙語會議怎麼處理

跨國組織的董事會——常見於外商在台子公司、跨海合資企業——常常會中英文夾雜，有時還加上日文或粵語。Atter AI 支援超過 90 種語言的混合處理，最後的會議紀錄可以指定用任何一種語言輸出，動議部分可以保留原語言原文當作腳註。

舉個例子，一家台日合資公司的董事會用中日雙語開會，可以選擇以中文輸出正式紀錄、保留日方董事原話的日文段落做附註——既符合台灣公司法的中文存檔要求，也保留了原語言的證據力。

如果你的會議比較偏行動項目（誰要做什麼、什麼時候做）而不是表決決議，可以看如何用 AI 擷取行動項目，那篇文章的擷取提示詞跟這篇的會議紀錄提示詞剛好可以搭配使用。

FAQ

AI 產出的會議紀錄具有法律效力嗎？

有。會議紀錄的法律效力，看的是內容準確、結構完整、經會議出席人員正式確認，跟誰起草沒關係。AI 只是起草工具，跟打字機或 Word 一樣。紀錄人仍然要負責在發出前核對準確性，董事會仍然要在下次會議上確認。

AI 會議紀錄跟會議摘要差在哪？

摘要是敘事性的回顧，大概 3 到 5 句話講完會議重點。會議紀錄是有固定欄位的法定文件，包含出席、動議、表決、決議，順序也有講究。多數董事會兩份都要——紀錄留底，摘要發給比較廣的收件人。

機密會議或秘密會議怎麼辦？

秘密會議的內容不應該轉錄、也不應該出現在正式會議紀錄裡。常見做法：主席宣布進入秘密會議時停止錄音，回到公開議程時再開始錄，並在紀錄中寫「本會於 HH:MM 進入秘密會議討論〔法定允許議題〕，於 HH:MM 復會」。Atter AI 不會用使用者上傳的錄音去訓練模型，所以即便是日常董事會內容，也是只留在你自己的帳號裡。

AI 在動議文字上的準確率有多高？

在乾淨音檔、發音清楚的動議上（例如「本人動議授權執行長簽訂東路物業之租約，期間不超過 5 年」），逐字轉錄準確率超過 97%。會出錯的地方通常是專有名詞（路名、廠商名）——這類錯誤比動詞聽錯好抓得多，紀錄人複查時很快就能修。

AI 分得清楚動議跟一般討論發言嗎？

大部分情況可以。董事會成員講話有固定句型（「我動議⋯」「我附議⋯」「動議修正⋯」），上面那段提示詞就是針對這些句型調的。比較邊緣的狀況（委員會裡的非正式動議、沒講「我動議」就直接拋出來的提案）有時會漏掉，需要紀錄人複查一遍。

整個流程到底要花多久？

以 60 分鐘的會議為例：上傳（1-2 分鐘）、逐字稿產出（乾淨音檔大約 5 分鐘內完成）、跑會議紀錄提示詞（10 秒）、紀錄人核對動議跟出席（3-5 分鐘）、輸出 PDF 發出（1-2 分鐘）。總共大概是紀錄人 8 分鐘的時間，而手寫同樣的紀錄通常要 90 分鐘。3 小時的股東會省下來的比例更大。

我們董事會有自己的範本怎麼辦？

把 AI 產出的紀錄複製進你的範本就好。提示詞已經涵蓋所有羅伯特議事規則的標準欄位，所以任何客製範本要嘛是它的子集（刪掉多餘欄位即可），要嘛只需要加一兩個欄位（追加一段提示詞：「另外列出本次會議揭露的所有利益衝突」）。Atter AI 的 AI Chat 可以反覆調整提示詞，不必每次重新上傳錄音。

我們的董事會錄音會被拿去訓練 AI 模型嗎？

不會。Atter AI 不使用使用者上傳的錄音訓練模型，所有錄音都留在你的帳號裡。如果你們組織受 GDPR、個資法、或內部資料分級規範約束，建議上傳前先依公司流程做一次資料分級審查。

對董事會秘書來說，Atter AI 要多少錢？

每週 6.99 美元、每年 49.99 美元、或一次性買斷 129.99 美元，附 3 天免費試用，不需要綁信用卡。沒有按分鐘計費——所以一個月開一次 2 小時例會、外加一年一次 4 小時股東會的董事會，跟每週開會的董事會花的錢是一樣的。長會議的場景，平費率才是真正省錢的地方。